Rundskriv 28/11 Status e-signatur og regelverk for sluttsedler

Publisert: av Line Dale Nilsson (Sist endret: )
Gjelder fra dato:

Elektronisk signatur av slutt- og landingssedler for fangster levert gjennom Norges Sildesalgslag har vært i drift som en fullskalatest siden 14. juni d.å. Vi vil på dette tidspunkt informere om status m.m. og benytter samtidig anledningen til å informere om regelverk for slutt- og landingssedler, korreksjon m.m.
1.  Elektronisk signatur

Ved valg av metode og teknisk løsning for elektronisk signatur, har det vært viktig for laget å gjøre det enkelt for partene til lav kostnad. Vi har derfor valgt å gjøre dette via internett, noe som stort sett er standard (inkludert) programvare for alle datamaskiner. For at elektronisk signatur skal fungere, kreves det et oppdatert program som kan lese pdf-dokumenter (for eksempel Adobe Reader) samt nyere versjon av Java.  ”Gamle” datamaskiner/programvare og dårlige kommunikasjonslinjer kan i noen tilfeller ha vært en utfordring i oppstarten av elektronisk signatur. Utfordringer og endringsbehov knyttet til selve systemet har så langt mulig vært løst fortløpende.

Andelen elektronisk signerte sedler er økende og ligger nå på ca. 60 %. Vi vil berømme både fiskere og kjøpere for positiv holdning i forbindelse med oppstarten av elektronisk signering, som er en relativt stor endring for alle involverte parter.

Slutt- og landingssedler er juridisk bindende dokumenter, både for fisker/lander og kjøper/mottaker. Vi vil derfor minne om at signeringspassordene som den enkelte oppretter, på samme måte som ved bruk av nettbank etc. er strengt personlig og forplikter den enkelte i forhold til informasjon som fylles ut og sendes inn på slutt- og landingsseddel

Av praktiske hensyn og for å høste best mulig erfaring med elektronisk signatur, er det besluttet å videreføre fullskalatesten gjennom hovedsesongen høsten 2011. Vi viser til tidligere informasjon om e-signatur i rundskriv 15/2011 og “E-signatur på plass” under “Siste nytt” på www.sildelaget.no.
Vi får innimellom spørsmål om hvordan plikten til å oppbevare kopi av undertegnede sedler for fisker og kjøper/mottaker i henhold til Landingsforskriftens § 10, skal etterleves ved elektronisk signatur. For mottaker/kjøpers del vil oppbevaring av en elektronisk versjon som er signert elektronisk, være tilstrekkelig. Tilsvarende om bord i et fartøy dersom relevant utstyr er tilgjengelig om bord. «Relevant utstyr» må i denne sammenheng tolkes slik at seddel må kunne fremvises på skjerm dersom fartøyet får kontroll om bord. Vi får opplyst fra Fiskeridirektoratet at oppbevaringsplikten om bord skal vurderes i forbindelse med den pågående revisjonen av Landingsforskriften.

2. Regelverk for slutt- og landingsseddel og sedler og korreksjon av sedler.

Fiskers og kjøpers/mottakers plikt til å avgi rapport om fangsten i form av landings- og sluttseddel fremgår av havressurslovens § 39 med mer detaljerte bestemmelser i landingsforskriften. Det er svært viktig at begge parter kontrollerer at opplysningene er korrekte før seddel sendes inn. Enhver art må spesifiseres på egen linje. Landings/sluttseddel skal signeres av begge parter før fisker forlater mottaksstedet.

Det er første versjon av seddelen som er den juridisk bindende, og det er i utgangspunktet ikke tillatt å endre opplysninger i innsendt/signert landings/sluttseddel. Det foreligger en samarbeidsavtale mellom Fiskeridirektoratet og hvert av salgslagene om nødvendig korreksjon av seddeloplysninger som omhandler bestemmelser om dette. I noen tilfeller er det likevel et behov for å foreta endringer, noe som også avtalen gir mulighet for på visse betingelser.

Eventuell korreksjon av seddel må signeres på nytt av begge parter.  For manuelt signerte sedler kan dette løses ved å rette seddel for hånd og påføre en signert/datert aksept på korreksjonen i anmerkningsfeltet.  Det samme gjelder elektronisk signerte sedler, som i slike tilfeller må printes ut, deretter påføres korreksjon og signeres manuelt. Anmodning om korreksjon behandles av Norges Sildesalgslag, i noen tilfeller også i samarbeid med Fiskeridirektoratets Regionkontor.
Norges Sildesalgslag vil legge til rette for at anmodning om korreksjon kan skje elektronisk.  Nærmere informasjon om dette vil foreligge når den tekniske løsningen foreligger.
Ta kontakt med laget dersom det skulle være praktiske spørsmål i slike tilfeller.