Personvernerklæring

Her finner du Norges Sildesalgslags personvernerklæring, GDPR.

Dette dokumentet informerer NSS om hvordan personopplysninger blir behandlet etter lov om personopplysninger 2018.

For NSS’ ansatte er det utarbeidet en egen personvernerklæring.

NSS’ kontaktinformasjon finner du helt nederst, sammen med kontaktinformasjon til de databehandlerne vi benytter.


1. Kontaktpersoner hos fiskere og kjøpere

 

NSS behandler opplysninger om kontaktpersoner hos rederier, kjøpere og mottaksanlegg som en del av vår oppgave som førstehåndsomsetter av pelagisk fisk.

Sluttsedler og landingssedler kan inneholde personopplysninger og vil da vil være en del av lovpålagt rapportering til Fiskeridirektoratet.  

Grunnlaget for å behandle personopplysninger knyttet til slutt- og landingssedler er personvernforordningens artikkel 6-1 e som sier at personopplysninger kan behandles hvis det er nødvendig for å kunne utøve offentlig myndighet.

Seddeldataene inngår som en del av fiskeri- og kvotestatistikken for nasjonen Norge. Sluttsedler og landingssedler lagres derfor så lenge det er teknisk mulig. 

Slutt- og landingssedler skal ifølge Landingsforskriften signeres av skipper og kjøper/mottakers representant (partene). For å kunne signere elektronisk kreves det en signeringsidentitet med fødselsdato, navn og adresse som personen selv oppgir. Denne blir lagret hos salgslagenes felles selskap Catch Certificate SA.  

En slutt- eller landingsseddel som er elektronisk signert, vil i tillegg til eventuelle andre persondata inneholde:

  • Partenes signaturer
  • Dato/klokkeslett for signering
  • Partenes geografiske posisjon ved signering

NSS kan gi innsyn i slutt- og landingssedler dersom det fremsettes et berettiget krav om dette i medhold av bestemmelser i offentlighetslova.

Fiskermanntall med personnummer som mottas elektronisk fra Fiskeridirektoratet er nødvendige opplysninger for å kunne utføre lovpålagt kontroll.  Dataene benyttes kun for å sjekke manntallstatus for fartøy. Kun sist oppdaterte versjon mottatt fra Fiskeridirektoratet lagres.

Våre elektroniske registre inneholder navn og kontaktinformasjon til personer tilknyttet rederier og kjøpere. Denne informasjonen blir innhentet fra personen selv eller fra dennes arbeidsgiver. Lagring av kontaktinfo er nødvendig for å kunne utøve den daglige drift på en effektiv og god måte både ved omsetning/oppgjør og som kontrollmyndighet. Navn og kontaktinfo slettes så snart vi får kjennskap til at personen ikke lenger er tilknyttet aktuelt firma.

For å kunne tilby avtalt tilgang til vår Ekstranettside/NSS App (egne retningslinjer) er det også nødvendig å lagre kontaktinformasjon.  

Navn og kontaktinfo anonymiseres eller slettes når det ikke lenger er nødvendig å ha disse. Det kan variere hvor lenge det er nødvendig å ha opplysningene. Se nærmere info om sletterutiner i Sildelagets personverndokument.

Personopplysninger kan deles med offentlig myndighet.  

 

2. Andre kontaktpersoner

NSS lagrer også kontaktinformasjon om personer hos Fiskeridirektoratet, 

Kystvakten og evt. andre kontrollmyndigheter for at disse skal kunne benytte seg av lagets kontrollsider og prisinformasjon som en del av deres utøvelse av kontrollansvar som offentlig myndighet. 

Lagring av navn, telefonnummer, mailadresse, stilling og avdeling baserer seg på en brukeravtale som hver enkelt person og dennes offentlige arbeidsgiver må signere for å få slik tilgang. Navn/kontaktinfo oppbevares også en viss tid etter at bruker har sluttet for å kunne vise til historikk.

NSS lagrer også kontaktinformasjon til personer hos revisor, banker, leverandører

m.m. for å gjøre det enklere å kunne ringe og sende mail. Navn og kontaktinfo slettes så snart NSS får kjennskap til at personen har sluttet. Se nærmere info om sletterutiner i Sildelagets personverndokument.

 

3. Tidligere ansatte

NSS behandler personopplysninger om tidligere ansatte for å kunne dokumentere etterlevelse av plikter som arbeidsgiver hvis det skulle bli nødvendig. Opplysninger om tidligere ansatte vil også fremgå av avtaler, korrespondanse og annen dokumentasjon vi lagrer og bruker som del av virksomheten.

Behandlingen av personopplysninger er basert på berettiget interesse i å dokumentere saksbehandling i egenskap av arbeidsgiver. NSS behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og aopplysningsloven.

NSS lagrer lønns- og ansettelsesopplysninger etter at ansettelsesforholdet opphørte for å kunne oppfylle krav fra offentlig myndighet. Opplysninger om at en person har jobbet i NSS og hvor lenge, lagrer vi på ubestemt tid. 

På ansatte som slutter for å pensjonere seg vil NSS også oppbevare adresse,  epostadresse, fødselsdato og data om tidspunkt for ansettelse for å følge opp merkedager, jubileer og invitasjoner til sammenkomster.

 

4. Tillitsvalgte

 

NSS er organisert som et samvirkeforetak av fiskere med vekslende medlemstall. Styrende organer, som årsmøtet, styret og underutvalg som årsmøtet eller styret oppnevner, består av tillitsvalgte. Tillitsvalgtes personopplysninger behandles i NSS basert på berettiget interesse for å dokumentere saksbehandling med hensyn til utbetaling av honorarer, reiseoppgjør m.m. samt rapportering til offentlige myndigheter.

I 2020 ble det innført nye rutiner mht signering av de formelle protokollene fra styremøter, arbeidsutvalgsmøter og salgsutvalgsmøter. Til dette formål blir også CatchSign portalen benyttet. I motsetning til ved signering av sluttsedler blir ikke de tillitsvalgtes geografiske posisjon lagret.

NSS behandler opplysninger fordi bedriften er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og aopplysningsloven.

 

5. Medlemsregister

Norges Sildesalgslag er i medhold av Samvirkeloven forpliktet til å opprette og ajourholde et medlemsregister. I medlemsregisteret oppbevares kontaktopplysninger, adresse, fødselsdato og tilknytningen til fiskefartøyet vedkommende eier eller jobber på. Medlemsregisteret er grunnlaget for å bli innvalgt som tillitsvalgt og registeret dokumenterer personer som kan innvelges til tillitsverv. Det skal samtykkes fra de registrerte til at de tas inn i registeret. De enkelte rederier skal ta ansvar for det.

 

6. Jobbsøkere

NSS behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om de er egnet for den jobben de har søkt på. 

Behandlingen av personopplysninger er basert på berettiget interesse i å ansette og i å dokumentere ansettelsesprosessen. 

Det er frivillig å oppgi personopplysninger. De opplysningene en kandidat velger å gi oss, vil ha betydning for vurdering av søknaden.

NSS lagrer opplysninger i inntil ett år etter at ansettelsesprosessen er avsluttet.

7. Rettigheter for de registrerte

Du kan lese om dine rettigheter som registrert på Datatilsynets nettside. Hvis du vil klage på behandlingen av dine opplysninger, kontakt epost [email protected] 

 

Lenke til Sildelagets personverndokument finner du her.

8. Behandlingsansvarlige og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig er Norges Sildesalgslag SA (org nr 951206091). 

  • Postadresse: b. 7065, 5020 Bergen, 
  • Besøksadresse: Slottsgt 3, 5003 Bergen
  • Epost :           [email protected] 
  • Telefon:            55 54 95 00

 

Bergen, 17. januar 2022

PDF av personvernerklæringen finner du her. 

PDF av personverndokument.